保存説明を曖昧にしない

「必要な期間だけ」では利用者にも開発者にも十分ではありません。固定期間、または固定できない場合は期間を決める基準を示します。

アカウント、請求、サポート、安全ログ、バックアップ、マーケティングには通常別の規則が必要です。

目的制限から始める

当初の目的がなくなれば保存の必要性を再評価し、将来役立つかもしれないという理由で無期限に保持しません。

各カテゴリーを目的、根拠、システム責任者、削除の契機へ結び付けます。

判断基準でもよい

契約終了、法定期間、紛争解決、バックアップ循環に応じる場合、偽の正確な日数ではなく基準を説明できます。

ただし「事業上必要」だけでは広すぎるため、削除を決める出来事や規則を示します。

削除を運用で実現する

データベース、ストレージ、ログ、分析、サポート、バックアップで実行できて初めて保存表に価値があります。

自動処理、手動例外、法的保全、検証、削除証跡、責任者を定義します。

本人請求にも役立てる

明確な保存規則とシステム台帳は、アクセス・削除請求でコピーを探し、直ちに消せない情報の理由を説明する助けになります。

文書と実際の削除能力が違えば、対応は遅くなりリスクが高まります。